• Symposium 2010

GECOöRDINEERDE BESLUITVORMING

Hoe komen de diverse partijen in een regionaal beleidsteam (RBT) tot een gedragen besluit? TNO en HKV ontwikkelde een strategisch besluitvormingsproces, dat in deze workshop in werking werd getoond: multi-party besluitvorming.

Rollenspel

Het toepassen van bepaalde vergadertechnieken en technische hulpmiddelen kunnen het beslisproces versnellen en verbeteren, aldus de workshopleiders Josine van de Ven, Kees van Dongen (beiden van TNO) en Astrid Janssen (HKV). Dat willen ze laten zien middels een rollenspel: vier workshopbezoekers transformeren tot drie burgemeesters en een dijkgraaf. De crisissituatie: er is een overstroming geweest in gemeente A en B. Gelukkig zakt het water, maar waar ligt de handelingsprioriteit: bij het laten terugkeren van de bewoners van gemeente A en B, of bij het direct opstarten van de plaatselijke fabriek? Deze hangt anders namelijk sluiting boven het hoofd, terwijl  er veel inwoners van gemeente C werken.

Even stilstaan

Binnen een mum van tijd zitten de workshopbezoekers in hun rol en barst de discussie los. Tussentijds wordt het spel stilgelegd en geven de workshopleiders diverse technieken aan voor versnelling. De eerste is het situatieafhankelijk vergaderen. Drie parameters bepalen welke vergaderwijze het beste werkt: de hoeveelheid beschikbare tijd, de onzekerheid in de informatie en de impact van de beslissing. Weinig tijd en een grote impact vraagt bijvoorbeeld om een dirigerende vergaderstijl. “Heb je wel de tijd om rustig na te denken over je vergadertechniek?” vraagt een bezoeker zich af. Aangezien het een transparant besluit oplevert over de manier waarop het proces geleid gaat worden, is het zeker aan te raden hier bij stil te staan, adviseren de workshopleiders.

Niet bellen

Een tweede techniek is de bestuurlijke impactanalyse. Op een hand-out staat een afwegingskader met acht velden, variërend van directe consequenties tot verwachte claims uit elke stakeholdergroep (burgers, de fabriek en de gemeentes). Het brengt de gevolgen van  de verschillende terugkeerstrategieën goed in beeld voor elke groep. Dit voorkomt de neiging om te acteren op operationele informatie in plaats van beleidsinformatie, aldus de toelichting.

Lef blijft nodig

Het afwegingskader maakt ook duidelijk dat er nog een expert aan tafel moet, en wel de fabrieksdirecteur.  Als hij niet ‘live’ erbij kan zijn, denk dan aan de techniek videoconferencing, aldus de workshopleiders. Niet bellen dus: non-verbale communicatie is essentieel bij een juiste beeldvorming van elkaar, en dus een juiste besluitvorming, is het antwoord. Het klinkt als goede technieken, vinden meerdere mensen, maar er blijft veel afhangen van het lef van de voorzitter. “We zijn gewend aan polderen, maar soms moet je gewoon doorduwen. Als je met zijn allen om de motorkap blijft staan, gebeurt er - te lang - niets.”

Meer informatie:

• Presentatie: 1.3 Besluitvorming over organisatiegrenzen.pdf (0,3MB)
• Projectsite: Multi-party decision making
• Contact: Kees van Dongen, Astrid Janssen en Josine van de Ven